Cómo monitorear el trabajo de tus empleados desde casa
La adopción de medidas de cuarentena relacionadas con la rápida propagación del COVID-19 ha impuesto restricciones a las actividades de muchas empresas. La empresa transfiere rápidamente a los empleados al trabajo remoto, lo que ayuda a mantener un equilibrio entre el autoaislamiento y el cumplimiento de las obligaciones. Si antes el seguimiento de los empleados remotos estaba principalmente orientado al sector de programación, hoy es relevante para todas las áreas de un negocio.
Monitoreo del tiempo: ¿control más estricto o beneficios comerciales?
Los empleados acostumbrados a trabajar de manera presencial, después de cambiar a trabajo remoto, pueden experimentar problemas con la distribución correcta del tiempo. No hay un jefe, lo que significa que puede dormir, ver películas y hacer otras cosas que no están relacionadas el trabajo. Supervisar una oficina remota sin utilizar programas especiales es muy difícil, por lo que el monitoreo viene al rescate: programas creados para registrar y controlar las horas de trabajo, lo cual es especialmente importante para las empresas que practican el pago por hora. El software se instala en computadoras y teléfonos inteligentes de los empleados, después de lo cual puede realizar un seguimiento de la efectividad de su trabajo.
El algoritmo de control depende del programa seleccionado, pueden:
• Determinar la geolocalización, acciones en aplicaciones y programas;
• Rastrear la actividad del mouse y el teclado;
• Tomar capturas de pantalla
• Iniciar la cámara web para crear una foto: la elección de funciones es lo suficientemente amplia.
Por supuesto, el uso de tales programas y servicios es beneficioso para el negocio. El empleador ve actividad y poniendo aprueba las habilidades de sus empleados.
Beneficios del monitoreo del tiempo
La principal ventaja es la posibilidad de evitar una disminución de la eficiencia y las pérdidas causadas por la negligencia del personal. Considera otros beneficios:
La distribución correcta de los flujos financieros.
Las personas que trabajan de forma remota reciben salarios de acuerdo con las horas de trabajo, así como el volumen de tareas realizadas. La compañía no pagará el tiempo que el empleado dedicó a resolver problemas personales. Algunos rastreadores generan informes de horas de trabajo, sobre la base de los cuales el contador podrá calcular la nómina. Dichas medidas son anticrisis para las empresas, especialmente en el contexto de una fuerte disminución de la actividad en diversos campos, desde los servicios de construcción hasta la auditoría web.
Verificación y Optimización del colectivo de trabajo
Los gerentes de recursos humanos y los empleadores tendrán una oportunidad única para evaluar la honestidad y el valor de cada especialista individual. Podrá ver cuán responsablemente cada miembro del equipo aborda sus deberes. Después de 1.5-2 semanas, será posible tomar decisiones relacionadas con los cambios de personal. Quizás un gerente pueda hacer frente a grandes volúmenes de tareas mejor que 3-4 personas.
¿No es más fácil despedir a los superfluos y ser los más productivos para aumentar los salarios?
Se pueden obtener respuestas a estas y otras preguntas después de la introducción del monitoreo del tiempo
Disciplina
Los empleados que saben que su trabajo está controlado por un programa especial trabajarán, no descansarán. El software tiene la mayor eficiencia de simulación en comparación con llamadas, mensajes o correos electrónicos.
Control
La capacidad de monitorear y planificar constantemente es una de las ventajas más importantes del monitoreo. Los empleados o gerentes de proyecto formulan tareas, planifican la fecha límite para su implementación, para que el negocio funcione como un reloj. Este enfoque evita los retrasos, la pérdida de clientes y la interrupción del mecanismo de otros procesos comerciales.
Comunicación con los clientes
El cliente de la empresa siempre puede ver informes reales sobre la etapa de implementación de su proyecto. Este enfoque mejora la confianza del cliente.
¿Qué programas se pueden usar para el monitoreo del tiempo?
La elección del software es enorme, la mayoría de los programas son de pago, algunos tienen demostraciones gratuitas y acceso para un número limitado de personas (en promedio de 1 a 5).
Muchos de ellos son multiplataforma, lo que significa que se pueden usar sin problemas en computadoras, smartphones y tabletas que poseen diferentes sistemas operativos. Al elegir dicho software, el empleador puede prestar atención a WorkSmart, Tick, OfficeTime, Harvest, ProofHub. Al elegir, debe tener en cuenta la cantidad de personas o proyectos, así como presupuesto. Por ejemplo, el rastreador de Tick cobra por la cantidad de proyectos, Harvest: para la cantidad de usuarios, OfficeTime ofrece una licencia perpetua, se puede comprar una suscripción a ProofHub por un mes o un año.
Características del impacto del monitoreo en el microclima del equipo.
Los especialistas que han estado trabajando en la oficina durante años pueden percibir de manera ambigua la implementación del software en cuestión. Para algunos, tales acciones parecerán demasiado duras, otra persona verá control total e incluso vigilancia en ellas, sin embargo, en las condiciones actuales, el negocio debería estar listo para tomar decisiones impopulares. Debe tenerse en cuenta que los empleados, una vez superado el período de adaptación, examinarán de nuevo los elementos de control. Este último estimulará su desarrollo, ayudará a asignar correctamente el tiempo y evaluará el volumen de tareas.
El director y el gerente de recursos humanos evalúan la conveniencia de implementar el seguimiento del tiempo, teniendo en cuenta los siguientes factores:
• El volumen de personal transferido al trabajo remoto:Puede controlar de 2 a 3 personas sin software especial, si 10-20 o más personas trabajan en un sitio remoto, no puede hacerlo sin ayuda externa;
• La necesidad de reducir los salarios:Si el propietario de la compañía planea pagar por el volumen real de tareas realizadas u horas, es mejor optar por el seguimiento;
• Características comerciales:
En algunas áreas, los especialistas pueden trabajar desde casa sin la necesidad de comunicarse. En otras, muchos procesos están asociados con la comunicación, la interacción, simplemente es imposible perder el tiempo. Por ejemplo, un empleado hace bocetos, otro: visualización en 3D, un tercero se comunica con el cliente, por lo que se encargarán de que el proyecto se complete a tiempo. No es tan fácil desaparecer de un equipo que interactúa, por lo que el control mutuo se lleva a cabo sin software de terceros.
El factor principal es el nivel de ética corporativa y los especialistas que trabajan en la empresa. En algunos casos, se pueden descartar controles estrictos. Estamos hablando de equipos formados por personas responsables que se centran en el resultado. No consideran el trabajo remoto como vacaciones; el trabajo desde casa es para ellos un pequeño cambio en el régimen habitual, pero nada más. Este resultado se logra a través de coaching, capacitación y otras herramientas de desarrollo.
En este caso, puede usar los administradores de tareas estándar (a menudo ya están integrados en el software de monitoreo), lo que ayudará a distribuir las responsabilidades, establecer plazos y monitorear suavemente su implementación. Automatizan todos los procesos, minimizan la necesidad de conferencias en línea y llamadas constantes, y están al tanto de los eventos las 24 horas del día. El uso de administradores de tareas le permite implementar la planificación, comunicarse con el equipo en línea.
En conclusión: los empleados remotos son monitoreados con mayor frecuencia utilizando un software especial. Puede usar sistemas de control dentro del equipo, creando cadenas de tareas para diferentes especialistas. No se olvide de la importancia de programar, implementar sistemas de motivación, reuniones regulares de planificación y reuniones que se llevan a cabo mediante aplicaciones de videoconferencia. Si el propietario de la empresa decide no recurrir a medidas estrictas, puede aconsejar a los empleados remotos que instalen aplicaciones que los ayuden a controlar las horas de trabajo, lo cual es útil para la autodisciplina.
